Ако обаче човек се занимава сериозно с изчисления, то той ще предпочете да създаде своята таблица и съответно диаграма в специална програма за електронни таблици като Microsoft Excel. Диаграмата, създадена с цитираната програма и поставена в програма на Word изглежда по-добре и се реализира по-бързо. Самото поставяне в Word става като се избере диаграмата в програмата за електронни таблици, копира се в Clipboard (Edit/Copy), а след това се вмъкне в Word.

6.3.1. Диаграмен лист на Excel в документ на Word.

Диаграмните листове на Excel са много големи за документи на Word затова трябва да промените размера им в Excel преди да ги изпратите в документ на Word. Диаграмните листове са това, което получавате, когато избирате своите данни в Excel, след което  избирате Insert/Chart/As new Sheet (стъпка 4 на прозореца Chart Wizard) от главното меню на Excel.

• Стартирайте Excel. Стартирайте Word. Отворете документа си. Превключете към Excel и изберете диаграмния си лист (Chart).
• Изберете File/Page Setup от главното меню на Excel  за да се отвори диалоговия прозорец Page Setup на Excel.
• В прозореца Page Setup преминете на страницата Chart и щракнете бутона Custum.
• Щракнете OK в диалоговия прозорец Page Setup и ще видите, че вашата диаграма е заобиколена с прекъсната линия с надпис Chart Area в долния десен ъгъл.
• Щракнете бутона на мишката върху прекъснатата линия около диаграмата – линията става защрихована и върху нея се появяват малки черни квадратчета. Чрез изтегляне на някое от тях в подходяща посока се променя размера на диаграмата.
• Промяна на размерите на заглавието, легендата и шрифтовете на осите става като се натисне десния бутон на мишката върху всеки елемент и се избере Format Axes от контекстното меню. В диалоговия прозорец Format Axes се прави необходимия избор.
• Следва да щракнете стрелката вдясно от полето Zoom Control на функционалния ред Standard и да изберете 100% за да се вижда истинския размер на диаграмата, така щото при небходимост да може отново да се промени.
• При наличие на квадрадчетата около диаграмата, щракнете бутона Copy от функционалния ред Standard на Excel. Това копира диаграмата в буфера Clipboard на Windows.
• Сега превключете към Word. Поставете курсора на желаното място и щракнете Paste от функционалния ред Standard на Word. Диаграмата се появява във вашия документ.

Задача: Поставете таблица и диаграма от Excel в документ на Word със съдържание Ценоразпис на магазин за зеленчуци.

Решение:

Следвайте указанията от т.6.3.1.

Резултат:

Базова таблица:

Диаграмен лист на Excel в Word документ

6.3.2. Вградени диаграми и таблици на Excel в документи на Word.

Диаграмите, вградени в таблици на Excel и самите таблици могат да бъдат вмъкнати в документи на Word като изберете обекта в Excel и щракнете бутона Copy от функционалния ред Standard на Excel, след което вмъквате обекта в Word на мястото на курсора с бутона Paste. Така вмъкнатият обект е статичен, тоест не съдържа връзка с програмата източник.

Вграден обект (таблица на Excel) в Word документ

За да свържете копието в Word с оригиналния обект (в случая от Excel), използвайте опцията Paste Special/> Pastе Link на меню Edit на Word, с което вмъквате копието като свързан обект. Така, направените и запомнени промени в оригиналния обект се отразяват в копието.

Обекти, съдържащи връзка с програмата източник се наричат OLE – обекти (обектно свързване и вграждане).

Свързан обект (таблица на Excel) в Word документ:

6.4. Създаване на хипервръзки между документи.

Те позволяват на потребителите да се прехвърлят директно от един документ в друг. Говорим за хипервръзки, когато избирането с мишката на инструкцията например "Натисни тук веднъж!"  в документ на Word ни отвежда например в работен лист на Excel. Файлът, който съдържа хипервръзката се нарича свързан файл (в случая това е документът на Word), а този към когото сочи тя - целеви файл. Да предположим, че сме записали таблица за цените на стоките в зеленчуков магазин като файл - C:\Mydocuments\Stoki.xls. За да стане този файл целеви, тоест за да създадем хипервръзка от документ на Word към този файл, трябва да изпълним следното:

От документ на Word изберете Insert/Hiperlink (Фигура 6.3).

Фигура 6.3

• В появилия се диалогов прозорец Insert Hiperlink щракнете бутона Browse към полето Link to file or URL.
• В появилия се диалогов прозорец Link to File (Фигура 6.4) изберете от работното поле файла Stoki.xls.  Щракнете OK.

Фигура 6.4

• Щракнете OK в диалоговия прозорец Insert Hiperlink, към който автоматично се връщате.
• В документа се появява хипервръзка - подчертан надпис, оцветен в син цвят:  C:\Mydocuments\Stoki.xls. При еднократно натискане с мишката върху хипервръзката се стига до целевия документ. В прозореца на целевото приложение ще се появява функционалния ред Web. Той съдържа бутоните Back и Forward. При натискане на Back се връщате към хипервръзката. При натискане на Forward се стига до целевия файл. Чрез маркиране на хипервръзката и написване на подходящ текст например Натисни тук веднъж! може да се подскаже на потребителя как да работи с нея.

Хипервръзка (пример)

Натисни тук веднъж!